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ユウトハンズ 入力作業不要のハイテク「文書管理ソフト」を開発

2013.11.11 17:36

電子データと紙原本を一元管理 業務代行サービスも同時展開
 業務の効率化だけでなく、業務処理における責任体系の確立、契約の責任の所在等を特定する上で「文書管理」は非常に重要だ。特に、膨大な量の書類を扱う不動産会社にとって文書管理は業務効率化を進める上でも重要だ。そのため、「文書管理ソフト」を導入している不動産会社は多いだろう。
 ただ、従前の文書管理ソフトは、細かな入力は結局自分でやらなければならず、作業が激増。また、どのように文書を管理すれば効率的なのか分かりにくい。そもそも文書管理ソフトは非常に高価である。こうした理由から、これまで文書管理を行ってきたのは官公庁や大手企業といったごく一部の組織だった。
 そうした中、ユウトハンズ(東京都渋谷区)が開発した文書管理ソフト「オフィスッキリ」が注目されている。コスト負担力を大幅に低減し、入力作業等の手間を極力排したことで、中小零細企業の採用実績を伸ばしているという。
 「他製品との違いは、紙文書と電子文書をワンドラッグでシームレス管理できる点にあります。電子文書はフォルダごとドラッグ&ドロップするだけで台帳登録でき、入力作業が不要です。また、紙文書をわざわざデータ化しなくても電子文書と同じ画面で検索や管理することが可能です」(ユウトハンズ 代表取締役社長 城野 徹氏)
 つまり電子データと紙の原本を一括管理でき、契約書やカルテ等の重要書類の管理に非常に役立つのだ。また、従前の文書管理ソフトでは「経営」や「契約」といった曖昧な分類基準が採用されるケースが多かったが、同ソフトでは実際の組織構造で文書を分類でき、組織変更等があっても迅速に対応できる。
 同社では文書管理ソフトを提供するだけでなく、文書管理に関する入力・分類・保管等の実務作業をすべて代行する出張サービス「スッキリ隊」も展開している。


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